Barnehage, ressurssenteret for
styrket barnehagetilbud, skole og PPT bruker et digitalt arkivsystem.
Hva betyr det?
Det betyr at all ny dokumentasjon om barn i barnehagen og elever i skolen
blir produsert og lagret elektronisk i et nytt system som heter Public
oppvekst. Informasjonen lagres i digitale barnemapper og elevmapper.
Kommunikasjonen med foreldre vil gå via digital post.
Hvorfor går kommunen
over til digitalt arkiv?
Fordi det er sikrere og mer effektivt. Et felles digitalt system for
registrering, produksjon og oppbevaring av dokumentasjon om
barnehagebarn/elever vil føre til bedre samhandling internt i kommunen. Det er
mer effektivt også fordi det blir lettere for ansatte å finne informasjon og
dokumentasjon, samt at det sikrer like rutiner.
Hvor sikkert er det
nye systemet?
Sikkerhet og personvern er ivaretatt fordi Public oppvekst er lagt på sikker
sone i Stavanger kommune. Det er derfor sikrere enn å oppbevare dokumenter i
fysiske arkivskap. Det er dobbel pålogging for at systemet skal være så sikkert
som mulig.
Hva er det som blir
arkivert?
Alt som er arkivverdig og som må dokumenteres. For eksempel vedtak om
barnehageplass, søknader og svar på permisjoner i skole, referat fra
samarbeidsmøter mellom foreldre og skole, vedtak om spesialpedagogisk hjelp
/spesialundervisning og resultater fra kartlegginger. Det er kun informasjon om
barnet/eleven som lagres i mappene.
Hvem har tilgang?
I barnehage har styrer og pedagogisk leder tilgang til mappen. I skole har
elevens kontaktlærer og faglærer tilgang. Rektor og avdelingsledere har også
tilgang til alle elevmapper på skolen. Mappen følger barnet så lenge han eller hun
går i barnehagen. Når barnet begynner i skolen opprettes en ny mappe. Så lenge
barnet er under 18 år har foreldrene rett til innsyn i mappen.
Hva skal jeg som
forelder gjøre i forbindelse med at kommunen går over til Public oppvekst?
Hvis du ikke har en digital postkasse er det lurt å opprette en nå.
Kommunikasjon vedrørende arkivposter fra barnehagen eller skolen vil gå via
digital postkasse. Ukeplaner og månedsplaner leveres som før men all
kommunikasjon om enkeltbarnet vil gå
digitalt. Foreldre som ikke har opprettet digital postkasse (f.eks. digipost,
e-boks) vil få informasjonen i vanlig brev etter 48 timer. Ingen informasjon
med personopplysninger vil blir sendt via epost.